Блог

Август2022

Управление жизненным циклом контракта. Contract Lifecycle Management (CLM)


В юридической практике нарушения обязательств, убытки и штрафные санкции часто случаются только из-за того, что сторона договора забыла о сроках исполнения или не подготовилась к исполнению договора.
Например, уволился из компании мэнеджер, отвечающий за исполнение контракта, а новый еще не вошел в курс дела. Или сотрудник, отвечающий за исполнение договора, заболел и не предупредил о наступлении срока исполнения. Ситуации могут быть разные.
Но результатом таких ситуаций являются нарушение обязательств, выплата компенсаций и штрафных санкций. А если наоборот, контрагент вашей компании нарушает обязательства по договору и ваши сотрудники вовремя не отследили это? Это может привести к остановке бизнес-процесса, убыткам и нарушению вашей компанией своих обязательств.
На этапе заключения договора за формулирование его условий и согласование с другой стороной отвечают юристы и соответствующий мэнеджмент.
А что происходит с договором дальше, после согласования всех его условий сторонами?
Как осуществляется подписание договора?
Что происходит если нужно поменять условия договора или даже расторгнуть договор?
Отслеживает ли кто-то соответствие условий заключенного договора интересам компании в течение срока действия договора, с учетом меняющихся обстоятельств?
Можно ли внести изменения заключенный в контракт таким образом, чтобы компания заработала или сэкономила больше денег?
На все эти и многие другие вопросы, связанные с заключением, исполнением и прекращением контрактов, отвечает такой аспект теории менеджмента, как «контрактный менеджмент» (Сontract management).
Обычно контрактными менеджерами становятся юристы, но это не правило.
Первоначальный этап перед заключением контракта, помимо реальных действий, направленных на само заключение контракта, включает получение и анализ информации: анализ рынка, отрасли, участников рынка, возможностей потенциального контрагента.
Но не будем детально углубляться в работу контрактного менеджера, а рассмотрим возможности по оптимизации этой работы с тем, чтобы сделать работу контрактного мэнеджера более эффективной.
Эффективность может обеспечить Contract Lifecycle Management System (CLM-система).
Такая система включает в себя:
- конструктор документов,
- инструментарий для их согласования как внутри компании, так и с контрагентом компании (система электронного документооборота - СЭД),
- инструментарий для дистанционного подписания документов (электронная подпись),
- автоматическое отслеживание ключевых сроков исполнения обязательств по заключенному договору с возможностью автоматического формирования и отправки претензий контрагентам,
- формирование статистики по заключенным договорам (какая часть договора исполнена, сколько времени действует, сколько времени заняло согласование, и т.д.),
- хранилище информации (база данных), содержащее структурированную информацию и документы, относящиеся к контрактам.

На этапе подготовки проектов контрактов конечно же поможет типизация форм договоров и других документов (актов, счетов, дополнительных соглашений) и создание конструктора договоров (документов).

Botman.one позволяет сделать конструктор любых документов очень быстро и без знаний программирования. В этом конструкторе поддерживается любая, даже самая сложная, вариативность документов. Документы могут формироваться в форматах pdf, docx, xls. Данные в формируемые документы автоматически подставляются из внутренних информационных систем компании и Единого государственного реестра юридических лиц. Создание такого конструктора договоров (документов) позволяет сократить время на подготовку документов в несколько раз и исключить ошибки при их заполнении.
Подписать контракт можно с помощью:
- усиленной квалифицированной электронной подписью, которая позволяет в случае спора установить личность подписавшего и подтвердить неизменность подписанного документа или
- простой электронной подписью, которая порождает больше рисков, так как не позволяет на 100% процентов подтвердить личность подписавшего и не шифрует содержание документа.
Отслеживание сроков исполнения контракта происходит автоматически: система заблаговременно, до наступления срока, высылает ответственным сотрудникам соответствующие напоминания.
Таким образом, с CLM-системой контрактный менеджер будет работать эффективнее, будет делать меньше ошибок и, тем самым, сэкономит деньги для компании, убережет ее от убытков и штрафов.

Июль2022

Создание корпоративной базы знаний с помощью Botman.one

Сначала давайте разберемся для чего компании нужна корпоративная база знаний.
Практически каждая компания сталкивается с необходимостью создания базы знаний.
За период существования компании ее сотрудники создают документы, методологии работы, описания бизнес-процессов, ноу-хау и иные информационные материалы, но ориентироваться в этом массиве информации бывает довольно сложно. Кроме того, в компанию приходят новые сотрудники, которым нужно быстрой войти в курс дела, а времени на их обучение, как правило, ограничено.
И тут на помощь приходят корпоративные базы знаний.
Такая база знаний поможет сохранить и систематизировать созданные сотрудниками компании информационные материалы, быстро обучать новых сотрудников, уменьшить количество ошибок в работе, ускорить бизнес-процессы компании и быстро вносить в них изменения.
Например, давайте посмотрим какую пользу корпоративная база знаний может принести банку.
В банке есть большой массив документов: внутренние нормативные документы (политики, положения, регламенты, инструкции), типовые формы (приказы, служебные записки, договоры, доверенности).
Когда новый сотрудник устраивается на работу в банк, то он под роспись должен ознакомиться с большим количеством внутренних нормативных документов, регулирующих работу банка, а также со своей должностной инструкцией. Как правило, это формальная процедура, поскольку на то, чтобы вникнуть во все эти документы нужно много времени, а сотруднику нужно быстрее приступить к работе.
Кроме того, часто бизнес-процессы вообще ничем не регулируются, кроме сложившейся годами практики работы. Получается, что сотрудник изучает бизнес-процессы и внутренние нормативные документы банка прямо во время своей работы, что может привести к ошибкам или замедлению бизнес-процессов.
Бывает и так, что внутренние нормативные документы устарели, так как практика работы в банке или законодательство поменялись, а внутренние нормативные документы своевременно не изменили.
Разные филиалы и отделения одинаковые вопросы решают по-разному - в силу знаний и навыков, которые есть у каждого конкретного работника отделения или филиала.
А если сотрудник, знающий как действовать в той или иной ситуации, заболел или уволился? Как быть замещающим его работникам?
Все эти проблемы можно решить с помощью корпоративной базы знаний.
База знаний может включать:
- структурированную по тематикам библиотеку локальных нормативных актов,
- конструктор документов, помогающий сформировать тот или иной документ на основе имеющихся шаблонов,
- экспертные системы, помогающие сотрудникам в сложных ситуациях и заменяющие долгое изучение внутренних нормативных документов,
- системы BPM (business process management), ведущие сотрудника по бизнес-процессу аналогично автомобильному навигатору.

С помощью визуального конструктора Botman.one системы мэнеджмента знаний и экспертные системы могут создавать работники компании, не владеющие навыками программирования, передавая таким образом свои знания и опт другим сотрудникам.

Любую информацию, экспертные системы и иные сделанные в конструкторе сервисы можно группировать по тематикам, что делает навигацию по базе знаний легкой и интуитивно понятной.
Интерфейс базы знаний элементарен и размещается в виде виджета на корпоративном портале.
Есть возможность и подключения базы знаний к мессенджерам.
Также имеется возможность интеграции созданной базы знаний через API с любыми внутренними системами, которые использует компания.
При любых изменениях в бизнес-процессе достаточно будет поменять алгоритм экспертной системы или файл внутри базы знаний, чтобы все сотрудники, включая филиалы и иные подразделения, начали работать в соответствии с внесенными изменениями.

Июль2022

Конструктор экспертных систем и документов.

Для начала, несколько слов о том, как мы придумали конструктор.
Это был далекий 2003 год. Я, Большаков Дмитрий, работал юристом в крупнейшем частном банке страны и думал над тем, как бы избавиться от рутинной работы: однотипные правовые вопросы от менеджеров, однотипные согласования документов, одинаковые правовые заключения.
А ведь юрист должен заниматься исследованием правовых проблем, решением нестандартных юридических вопросов, думать, анализировать.
Я тогда увлекался созданием электронных презентаций и осваивал программу для их создания, где был простой скриптовый язык программирования, похожий на basic.
И вдруг мне пришла в голову простая идея: можно сделать систему, которая будет задавать пользователю вопросы для создания правового заключения. Такие же вопросы, которые исследует обычно юрист. Используя свои скромные знания программирования, я создал прототип такой системы. Я назвал свою программу «Юридическая экспертиза» и внедрил ее в Банке «Петрокоммерц», Промсвязьбанке, Генбанке, АМТ-банке. Позже на рынке появились чат-боты, системы FAQ и я понял, что создал юридический чат-бот :)
Следующая идея пришла мне в голову:
что, если дать юристам инструмент, с помощью которого они смогут создавать правовые экспертные системы и конструкторы документов самостоятельно, без знания языков программирования?
Через пару лет я поехал на отдых в Мексику и во время поездки познакомился с опытным и талантливым разработчиком, который помог мне с реализацией этой идеи. Первый прототип мы нарисовали на салфетках, сидя в маленьком мексиканском кафе :)
Мы создавали этот конструктор так, чтобы он был удобен именно для юристов. Я сам автоматизировал с помощью конструктора юридическую экспертизу, поэтому все время давал разработчику обратную связь как и что лучше усовершенствовать в конструкторе.
В результате мы сделали очень простой и гибкий конструктор, который подходит и для генерации вариативных документов и для создания сложных экспертных систем.
Далее были проекты с компанией «Сбербанк факторинг», ВТБ, инвестиционной платформой «Карма», Московкой государственной юридической академией (МГЮА), юридической фирмой «Виста», с нотариусом, для которого мы сделали в конструкторе калькулятор цены нотариальных услуг и с другими клиентами.
Сейчас конструктор – это универсальный low-code инструмент, с помощью которого без программирования юристы и другие специалисты могут быстро автоматизировать свою деятельность, создавая конструкторы документов, экспертные системы, сервисы FAQ, калькуляторы, чат-боты, сервисы для поддержки клиентов, тесты и другой софт.

В результате мы сделали очень простой и гибкий конструктор, который подходит и для генерации вариативных документов и для создания сложных экспертных систем.

Особое внимание мы уделяем простоте использования конструктора. С гордостью скажу, что после проведения хакатона в МГЮА, на котором наряду с нашим конструктором студенты и преподаватели использовали один из самых известных конструктор документов в РФ, я получил от пользователей обратную связь о том, что конструктор документов Botman.one намного проще в освоении и использовании.

Декабрь2020

Общие черты и отличия low-code от robotic process automation (RPA).

В соответствии с исследованием Гартнер 65% разработки программного обесечения к 2024 году будет осуществляться с помощью low-code инструментов.
Термин low-code означает подход, при котором разработка программ производится преимущественно путем их визульного моделирования (например, соединением блоков в визуальном конструкторе).

Во многих rpa инструментах также применяется этот принцип соединения блоков для построения последовательности действий rpa-робота. Целевая аудитория low-code и rpa инструментов тоже похожи. Но дьявол кроется в деталях. Low-code инструменты обеспечивают создание полнофункциональных приложений в 10 раз быстрее и дешевле классической разработки таких приложений на языках программирования, тогда как rpa инструменты позволяют лишь заменить работу человека на работу робота в уже имеющихся программах. Low-code решения представляются более надежными, так как это самодостаточные программы, не работающие с интерфейсами других программ. В то же время, даже при незначительных изменений интерфейсов программ, с которыми работает rpa-робот, этот робот будет работать некорректно или вообще перестанет работать.

Low-code инструменты обеспечивают создание полнофункциональных приложений в 10 раз быстрее и дешевле классической разработки таких приложений на языках программирования, тогда как rpa инструменты позволяют лишь заменить работу человека на работу робота в уже имеющихся программах.

Таким образом, при выборе способа автоматизации нужно иметь ввиду, что интерфейсы программ, с которыми работает rpa-робот, постоянно меняются, так как разработчики программ выпускают новые версии и обновления. Это будет вести к выходу из строя rpa-роботов в самый неподходящий момент, требовать постоянных доработок rpa-роботов. Автоматизация же, сделанная с помощь low-code инструментов, такого недостатка лишена.