РАНХиГС большая структура. К нам обратилось его подразделение Высшая Школа Государственного управления (ВШГУ). Им нужно было автоматизировать формирование договоров с контрагентами и заявок в юридический отдел на обработку этих договоров, но с некоторыми особенностями. Договоры и заявки должны были складываться в базу данных, с привязкой к менеджеру, который их заводил. Также была необходима возможность переиспользования информации о контрагенте. То есть сохранение ее в базе данных программы, после ввода ее менеджером, и извлечение в момент составления нового договора.
Все это было успешно реализовано в рамках нашей платформы.
Заявка на договор
Заявка на договор является частью бизнес-процесса юридического отдела ВШГУ. Заявка необходима для того, чтобы юристы взяли договор в работу и содержит необходимые для этого данные. Данные включают в себя файл заявки, но также могут включать дополнительные файлы такие как файл с учебной программой, сканы паспорта, СНИЛС, свидетельства ИНН. Некоторые файлы являются обязательными, некоторые нет.
Эти условия представляют из себя некоторый бизнес-процесс, который был реализован в рамках нашей системы.
По ходу работы система запрашивает необходимые данные и файлы у менеджера. Запрашиваемый набор данных свой для каждой заявки. Нужно ли говорить, что когда менеджер сам формировал письмо, то не всё и не всегда оказывалось приложенным к нему, что вынуждало юридический отдел терять время, дополнительно запрашивая необходимую информацию. Данный подход такую проблему исключает.
Сам файл заявки формируется при помощи нашего встроенного конструктора документов:
Файл заявки, файл договора и остальные приложенные файлы программа отправляет на почту юридического отдела. Это соответствует нашей концепции мягкой автоматизации, то есть встраивания в текущие бизнес процессы заказчика. Поскольку на тот момент юридический отдел работал через электронную почту, не было причин нарушать этот процесс.
Генерация договора
Формирование самого договора - это достаточно типовая задача для нашего шаблонизатора. Подстановка значений, вариативные блоки - это все легко настраивается в Конструкторе. Но здесь была одна особенность. Для некоторых договоров сумма рассчитывается исходя из общего количества часов по разным дисциплинам. Для этого мы добавили функцию калькулятора вычисляющего общую сумму.
В процессе формирования заявки указывается количество часов для каждой дисциплины и стоимость часа преподавателя.
В файл договора подставляется уже рассчитанная сумма. Денежные суммы шаблонизатор автоматически преобразует в пропись.
База данных контрагентов
Одной из поставленных задач было ведение базы данных контрагентов для того, чтобы менеджерам не приходилось повторно заполнять собранные ранее данные. Это также экономит время и структурирует работу, так как при повторном вводе данных всегда существует вероятность ошибки. И на практике они действительно случаются часто.
Работа с контрагентами была интегрированна непосредственно в процесс формирования заявки. Наша система позволяет строить пользовательские интерфейсы подобным образом.
На одном из шагов создания заявки система спрашивает у менеджера ИНН и, в случае если контрагент с таким ИНН находится в базе приложения, автоматически заполняет его данные. В противном случае данные предлагается заполнить вручную, но после заполнения менеджеру будет предложено сохранить нового контрагента в базе данных. Все это происходит в рамках единого пошагового процесса, что является удобным для пользователя, так как не нужно переключаться по разделам и заводить контрагента где-то отдельно.
Хранилище заявок и договоров
Все сформированные документы и дополнительные файлы, кроме отправки на почту, сохраняются также в базе данных приложения. Менеджеры работают с приложением с персональных аккаунтов, по этому вся информация связывается с менеджером, который создал заявку. Это удобно для контроля и отслеживания.
Хотя на тот момент механизмы аналитики в приложении не были предусмотрены, но по запросу мы предоставляли аналитику на основе данных хранящихся в базе данных.
Результаты
Не смотря на жесткие ограничения по срокам, мы успели разработать все, что требовалось. Приложение было установлено на сервера РАНХиГС и передано в эксплуатацию юридическому отделу ВШГУ.
По результатам работы записали небольшое интервью со специалистом юридического отдела, непосредственно курировавшим заказ со стороны ВШГУ.
