Чтобы понять смысл мягкой автоматизации, сначала нужно разобраться как обычно происходит автоматизация. Возьмем совершенно гипотетический пример. Допустим, что сотрудник компании получает какие-то обращения на email. Обращения приходят в свободной форме, по этому зачастую в них не хватает информации и сотруднику постоянно приходится связываться с автором письма, чтобы восполнить пробелы и как-то обработать его обращение. Добавим еще одно условие. Допустим, что этот сотрудник какие-то обращения обрабатывает сам, а какие-то перенаправляет на почту коллегам в другой отдел. Пример гипотетический, но похожие ситуации часто встречаются на практике.
Теперь предположим, что сотруднику приходит мысль о том, что можно было бы как-то формализовать эти обращения. Например разместив какую-то форму, на сайте, или в telegram, которая бы собирала всю необходимую информацию, и отправляла ему уже в готовом виде, чтобы не приходилось переспрашивать. Идея вполне здравая, для этого и нужна автоматизация. Но как реализовать это на практике?
На практике далее скорее всего последует обзор предложений представленных на рынке. Наверняка выясниться, что уже существует масса комплексных решений для работы с обращениями, со своими плюсами и минусами. Возможно какие-то из них будут иметь формы для сайта, похожие на то, что хотелось изначально. Допустим после некоторых раздумий из них удалось выбрать более менее подходящее. И вот теперь начинается самое интересное.
Самое интересное в том, что внедрение комплексного решения затронет множество людей, отделов и процессов. Согласование с руководством, требующее обоснование затрат на внедрение. Согласование с IT отделом, которому затем придется обслуживать данное решение. Согласование с коллегами, для которых будут перестраиваться привычные им процессы. В реальности после оценки эффективности такой автоматизации скорее всего выяснится, что выгоды от нее просто не покрывают затраты. И на этом все закончится. Так как ни у одного человека далее не хватит энтузиазма продвигать идею при таком раскладе.
Но давайте в рамках нашего примера предположим, что руководство одобрило, все процессы пройдены и комплексное решение установлено. Что можно получить на выходе? Теперь у сотрудника есть система ведения обращений, он обрабатывает их не из почты, а в административном интерфейсе системы. Обращения в нее поступают с формы на сайте. Но вспоминаем про другие отделы. Теперь чтобы перенаправить обращение в другой отдел, нужно вручную копировать их в почту из системы. То есть бизнес процессы поменялись, они стали другими, сложности в одном месте заменились на сложности в других.
Внедрение комплексных программных решений оправдано, когда его концепция укладывается в бизнес-процессы компании, а выгоды от внедрения затрагивают большую часть сотрудников, которые в итоге будут работать с решением. В случае локальной автоматизации, затраты от внедрения комплексных решений обычно превышают выгоду от самой автоматизации.
Теперь пришло время поговорить про мягкую автоматизацию.
В отличие от комплексного решения, где фокус идет на самом решении и подстройке существующих процессов под его работу, при мягкой автоматизации фокус внимания сосредоточен на существующих бизнес-процессах. Если изначально для оптимизации работы требовалось только разместить форму на сайте и сделать отправку сообщений на email сотруднику, то нет никакой необходимости этот процесс ломать. Итоговое решение должно делать только это, все остальное на данном этапе является лишним, так как порождает совершенно не оправданные затраты.
Мягкая автоматизация означает то, что:
- Работа происходит только с тем бизнес-процессом (или процессами), которые непосредственно необходимо автоматизировать;
- Бизнес-процессы, не участвующие в автоматизации, не затрагиваются;
- Созданное решение интегрируется в существующую IT-инфраструктуру компании;
- Созданное решение развертывается с минимальными трудозатратами.
Вместе это позволяет кардинально снизить издержки от автоматизации.
Архитектуру нашей платформы мы выстраиваем именно на таких принципах:
- Представление бизнес-процессов в виде алгоритмов (последовательности шагов) позволяет воспроизводить отдельные бизнес-процессы как они есть в компании;
- Наличие редактора алгоритмов, позволяет делать это быстро и гибко не привлекая к решению программистов;
- Наличие облачной версии позволяет использовать решение сразу же после разработки под него алгоритма;
- Наличие встроенных механизмов интеграции с внешними API позволяют гибко интегрировать созданные решения с уже существующими;
- Гибкая интеграция алгоритмов (через сайт, telegram, web-приложение), а также наличие "коробочного" решения позволяют встраивать это в IT-инфраструктуру компаний.
Примеры реальных решений, созданных с учетом этих принципов можно посмотреть в разделе Кейсы Такие решения можно как самостоятельно собрать на нашей платформе так и заказать у нас.
Если продолжить наш гипотетический пример с сотрудником, который хотел автоматизировать обращения на почту, то наиболее оптимальный вариант мог бы быть таким. Сотрудник своими силами или с нашей помощью собирает нужную ему форму на нашей платформе. Собранное решение может быть установлено где-нибудь на сайте его компании при помощи механизма web-встройки. Таким образом согласовать с руководством нужно будет только размещение формы на сайте и небольшие затраты на абонентскую плату за платформу (и возможно разработку решения). А от IT отдела будет нужно только разместить небольшой код на странице сайта. Все эти действия сильно проще тех, что были описаны выше.
В результате поток обращений будет идти через форму, которая будет собирать необходимые данные и отправлять их на email сотруднику, как и планировалось изначально. Мы не вмешиваемся ни в какие другие процессы, не ломаем текущий, просто гибко встраиваемся в него. В дальнейшем в случае необходимости решение может быть развернуто на серверах компании. Коме того, по такой же схеме могут быть добавлены алгоритмы для других сотрудников.
Данный пример лишь гипотетический. Цель его была показать то, что мы вкладываем в понятие мягкой автоматизации. Использование платформы не ограничивается только созданием web-форм, размещаемых на сайте. Другие возможности применения приведены в разделе Что можно создавать.