Ветеринарные клиники ежедневно оформляют десятки документов. Договоры на оказание услуг, согласия на обработку персональных данных, информированные согласия на процедуры, анкеты владельцев животных, акты и другие формы требуют времени и внимания сотрудников.
Часто администратор клиники вынужден вручную переносить данные клиента в несколько документов одновременно. Это приводит к ошибкам, увеличивает время обслуживания и создает дополнительную нагрузку на персонал.
На платформе Botman.one мы реализовали сервис, который одновременно выполняет две задачи:
- выступает в роли навигатора по процессу для администратора клиники;
- автоматически формирует документы ветеринарной клиники на основании введенных данных.
Такое решение можно создать быстро, без сложного внедрения и значительных затрат на разработку. Платформа Botman.one позволяет создавать подобные сервисы без программирования или с минимальным участием разработчиков.
Проблема ручного оформления документов
При регистрации нового пациента администратор обычно должен:
- собрать данные владельца животного;
- внести сведения о животном;
- проверить корректность номера чипа;
- определить перечень необходимых документов;
- заполнить несколько форм;
- сохранить документы для последующего поиска.
Даже если на оформление уходит всего 10–15 минут, при большом потоке клиентов это превращается в существенные затраты времени.
Кроме того, ошибки в документах приводят к необходимости повторного оформления и создают неудобства для клиентов.
Навигатор по процессу вместо инструкции
Обычно порядок оформления пациента описывается внутренними регламентами или инструкциями.
Однако сотрудники не всегда читают инструкции полностью, особенно в условиях высокой загрузки.
Поэтому более эффективным решением становится интерактивный навигатор по процессу.
Сервис пошагово задает вопросы администратору:
- кто является владельцем животного;
- какой вид животного необходимо зарегистрировать;
- требуется ли дополнительное согласие;
- какие процедуры планируются;
- необходимо ли проверить номер чипа.
В результате сотрудник не изучает инструкции, а просто следует сценарию.
Подобный подход является одной из ключевых концепций платформы Botman.one - представление экспертных знаний в виде пошаговых алгоритмов и интерактивных сценариев.
Автоматическое формирование документов
После ввода данных сервис автоматически формирует необходимый пакет документов:
- договор на оказание ветеринарных услуг;
- согласие на обработку персональных данных;
- информированное согласие на процедуры;
- дополнительные формы клиники.
Все данные вводятся только один раз и автоматически подставляются во все документы.
Это существенно сокращает время оформления и снижает вероятность ошибок.
Учет особенностей ветеринарной деятельности
При разработке решения были учтены особенности работы ветеринарных клиник:
- выбор вида животного из большого справочника;
- выбор породы кошек и собак;
- работа с экзотическими животными;
- проверка номера чипа по реестру;
- автоматическое присвоение номера договору;
- автоматическое формирование имени файла;
- автоматическая отправка документов на электронную почту.
В результате создается не только генератор документов, но и удобная система хранения и поиска сформированных файлов.
Версия для администраторов и версия для клиентов
Сервис может работать в двух режимах.
Для сотрудников клиники
Администратор оформляет клиента внутри системы и получает готовый комплект документов.
Для клиентов клиники
Форма размещается на сайте клиники.
Клиент самостоятельно вводит данные о себе и своем питомце.
После заполнения информация автоматически поступает в клинику, а документы формируются без участия администратора.
Такой подход позволяет сократить время обслуживания и ускорить прием пациентов.
Какие документы нужны для открытия ветеринарной клиники
Многие владельцы бизнеса интересуются вопросом: какие документы нужны для открытия ветеринарной клиники?
Точный перечень зависит от региона и вида оказываемых услуг, однако обычно требуется подготовить:
- регистрационные документы организации;
- документы на помещение;
- документы по персоналу;
- внутренние регламенты;
- формы договоров с клиентами;
- согласия на обработку персональных данных;
- журналы учета и другие обязательные документы.
Поэтому уже на этапе открытия ветеринарной клиники документы стоит подготовить таким образом, чтобы их дальнейшее оформление можно было автоматизировать.
Почему это можно сделать быстро и недорого
Классическая разработка подобных систем требует участия аналитиков, программистов и тестировщиков.
На платформе Botman.one сервисы такого типа создаются в виде интерактивных алгоритмов и генераторов документов. Благодаря low-code подходу сроки внедрения значительно сокращаются, а стоимость проекта остается доступной даже для небольших клиник.
После внедрения сервиса клиника получает:
- сокращение времени оформления клиентов;
- снижение количества ошибок в документах;
- единый порядок работы сотрудников;
- удобное хранение документов;
- возможность самообслуживания клиентов через сайт;
- более быстрый онбординг новых сотрудников.
Автоматизация документооборота в ветеринарной клинике не требует крупных инвестиций. Начать можно с одного сценария оформления пациента, постепенно расширяя функциональность по мере необходимости.
Посмотреть видео о созданном сервисе можно тут: ссылка.
Команда платформы Botman.one предлагает вам консалтинг и автоматизацию: анализ процессов + автоматизация с помощью платформы и доступных на ней нейросетей.
Мы можем сами сделать автоматизацию под заказ или вы можете самостоятельно атоматизировать процессы на платформе.
Тут можно попробовать: ссылка.
Проходите бесплатный курс по автоматизации: ссылка
Заходите в Телеграм-группу, где мы обсуждаем технологии: ссылка