В юридической практике нарушения обязательств, убытки и штрафные санкции часто случаются только из-за того, что сторона договора забыла о сроках исполнения или не подготовилась к исполнению договора.
Например, уволился из компании мэнеджер, отвечающий за исполнение контракта, а новый еще не вошел в курс дела. Или сотрудник, отвечающий за исполнение договора, заболел и не предупредил о наступлении срока исполнения. Ситуации могут быть разные.
Но результатом таких ситуаций являются нарушение обязательств, выплата компенсаций и штрафных санкций. А если наоборот, контрагент вашей компании нарушает обязательства по договору и ваши сотрудники вовремя не отследили это? Это может привести к остановке бизнес-процесса, убыткам и нарушению вашей компанией своих обязательств.
На этапе заключения договора за формулирование его условий и согласование с другой стороной отвечают юристы и соответствующий мэнеджмент.
А что происходит с договором дальше, после согласования всех его условий сторонами?
Как осуществляется подписание договора?
Что происходит если нужно поменять условия договора или даже расторгнуть договор?
Отслеживает ли кто-то соответствие условий заключенного договора интересам компании в течение срока действия договора, с учетом меняющихся обстоятельств?
Можно ли внести изменения заключенный в контракт таким образом, чтобы компания заработала или сэкономила больше денег?
На все эти и многие другие вопросы, связанные с заключением, исполнением и прекращением контрактов, отвечает такой аспект теории менеджмента, как «контрактный менеджмент» (Сontract management).
Обычно контрактными менеджерами становятся юристы, но это не правило.
Первоначальный этап перед заключением контракта, помимо реальных действий, направленных на само заключение контракта, включает получение и анализ информации: анализ рынка, отрасли, участников рынка, возможностей потенциального контрагента.
Но не будем детально углубляться в работу контрактного менеджера, а рассмотрим возможности по оптимизации этой работы с тем, чтобы сделать работу контрактного мэнеджера более эффективной.
Эффективность может обеспечить Contract Lifecycle Management System (CLM-система).
Такая система включает в себя:
- конструктор документов,
- инструментарий для их согласования как внутри компании, так и с контрагентом компании (система электронного документооборота - СЭД),
- инструментарий для дистанционного подписания документов (электронная подпись),
- автоматическое отслеживание ключевых сроков исполнения обязательств по заключенному договору с возможностью автоматического формирования и отправки претензий контрагентам,
- формирование статистики по заключенным договорам (какая часть договора исполнена, сколько времени действует, сколько времени заняло согласование, и т.д.),
- хранилище информации (база данных), содержащее структурированную информацию и документы, относящиеся к контрактам.
На этапе подготовки проектов контрактов конечно же поможет типизация форм договоров и других документов (актов, счетов, дополнительных соглашений) и создание конструктора договоров (документов).
Botman.one позволяет сделать конструктор любых документов очень быстро и без знаний программирования. В этом конструкторе поддерживается любая, даже самая сложная, вариативность документов. Документы могут формироваться в форматах pdf, docx, xls. Данные в формируемые документы автоматически подставляются из внутренних информационных систем компании и Единого государственного реестра юридических лиц. Создание такого конструктора договоров (документов) позволяет сократить время на подготовку документов в несколько раз и исключить ошибки при их заполнении.
Подписать контракт можно с помощью:
- усиленной квалифицированной электронной подписью, которая позволяет в случае спора установить личность подписавшего и подтвердить неизменность подписанного документа или
- простой электронной подписью, которая порождает больше рисков, так как не позволяет на 100% процентов подтвердить личность подписавшего и не шифрует содержание документа.
Отслеживание сроков исполнения контракта происходит автоматически: система заблаговременно, до наступления срока, высылает ответственным сотрудникам соответствующие напоминания.
Таким образом, с CLM-системой контрактный менеджер будет работать эффективнее, будет делать меньше ошибок и, тем самым, сэкономит деньги для компании, убережет ее от убытков и штрафов.