BotMan - автоматизация бизнес процессов

Шаг 1. Подготовительный этап: анализ бизнес-процессов

Первый шаг — это глубокий анализ текущих процессов в компании. Необходимо понять, какие задачи требуют автоматизации и какие проблемы нужно решить. Например, это может быть долгая подготовка документов, затяжное согласование или частые ошибки в шаблонах.

Что нужно сделать:

Идентифицировать проблемные зоны. Какие процессы занимают больше всего времени? Где чаще всего возникают ошибки?
Определить, какие процессы хотите автоматизировать. Это может быть подготовка договоров, актов, отчетов и других типовых документов.
Уточнить, какими системами уже пользуется компания. Например, CRM, справочники, СЭД (системы электронного документооборота).
Определить внутреннего заказчика. Кто будет отвечать за внедрение и использование системы?

На этом этапе важно также проанализировать текущую документацию: с какими типами документов работает компания, какие шаблоны используются и как они структурированы. Это поможет сформировать список требований к будущему сервису.

Шаг 2. Формирование требований

На основе анализа бизнес-процессов необходимо составить техническое задание (ТЗ) для подрядчика. Это основа для выбора подходящего решения.

Что включить в ТЗ:

Функциональные требования. Что именно должен уметь сервис? Например, создание шаблонов, интеграция с CRM, автоматическое заполнение документов.
Технические требования. Какие интеграции необходимы? Как система должна встраиваться в текущий документооборот?
Приоритеты. Что нужно прямо сейчас, а что может понадобиться в будущем при масштабировании?

Также важно определить, кто будет заниматься автоматизацией шаблонов и кто станет конечным пользователем системы. Это поможет учесть их потребности и "боли".

Шаг 3. Исследование рынка

Теперь, когда у вас есть четкое ТЗ, можно приступать к поиску подходящих решений на рынке.

Как действовать:

Составьте список имеющихся кнструкторов документов. Соберите список всех доступных решений, которые хотя бы частично соответствуют вашим требованиям.
Проведите поверхностное изучение. На этом этапе часть решений отсеется, так как станет понятно, что они не подходят.
Организуйте демонстрации. Встречи с представителями компаний-провайдеров помогут глубже понять, насколько их решение соответствует вашим потребностям.

Обращайте внимание на то, как провайдеры погружаются в ваши задачи. Релевантность предложений и готовность адаптироваться под ваши нужды — ключевые факторы успешного сотрудничества.

Шаг 4. Анализ решений

После демонстраций у вас останется несколько финалистов. Теперь нужно детально изучить их предложения.

На что обратить внимание:

Функциональные возможности. Насколько полно решение закрывает ваши требования?
Технологический стек. Какие технологии используются? Насколько они современны и надежны?
Масштабируемость. Сможет ли подрядчик через полгода или год масштабировать решение на другие процессы или отделы?
Команда подрядчика. Опыт и квалификация команды, которая будет работать над вашим проектом.

Шаг 5. Пилотирование

Прежде чем принимать окончательное решение, запустите пилотный проект. Это позволит оценить, насколько эффективно решение справляется с поставленными задачами.

Как организовать пилот:

Определите ключевые метрики. Например, насколько сократится время подготовки документов или количество ошибок.
Обсудите объем пилота. Сколько процессов будет автоматизировано? Сколько сотрудников примут участие в тестировании?
Согласуйте план-график. Обычно пилотный проект занимает от 1 до 3 месяцев.

После завершения пилота проанализируйте результаты. Насколько решение соответствует вашим ожиданиям? Какие улучшения можно внести?

Шаг 6. Выбор подрядчика и подготовка к внедрению

На основе результатов пилота и анализа предложений выберите подрядчика и приступайте к внедрению.

Что нужно сделать:

Утвердите техническое задание. Уточните ТЗ с учетом опыта, полученного в ходе пилота.
Согласуйте план-график внедрения. Определите сроки и контрольные точки.
Сформируйте команду внедрения. В нее должны войти представители как вашей компании, так и подрядчика.
Обсудите условия договора. Уточните, что включено в стоимость, кто и какие работы выполняет.

Выбор сервиса автоматизации подготовки документов — это многоэтапный процесс, который требует внимательного подхода и тщательного анализа.

Следуя этим 6 шагам, вы сможете найти решение, которое не только оптимизирует ваши бизнес-процессы, но и будет легко масштабироваться в будущем. Помните, что успешная автоматизация — это не только про технологии, но и про правильное взаимодействие с подрядчиком и командой внедрения.