← Вернуться к списку постов

Топ-5 ошибок при внедрении электронного документооборота и как их избежать с помощью мягкой автоматизации

Статья | 14 апреля 2025

Ошибка 1. Попытка автоматизировать все процессы сразу
Компании часто пытаются сразу охватить все отделы и процессы, что приводит к:

  • Длительному внедрению (6-12 месяцев)

  • Высоким затратам на доработки

  • Сопротивлению сотрудников

Решение: Начинайте с самых болезненных процессов (например, договоры или первичные документы).

Ошибка 2. Выбор неподходящего решения
Крупные ERP-системы часто:

  • Требуют адаптации под бизнес

  • Имеют избыточный функционал

  • Сложны в освоении

Пример: Внедрение CRM для обработки входящих заявок, когда нужна была просто форма на сайте.

Ошибка 3. Игнорирование человеческого фактора
Сотрудники:

  • Боятся изменений

  • Не понимают новую систему

  • Продолжают работать по-старому

Ошибка 4. Недооценка интеграций
Разрозненные системы приводят к:

  • Двойному вводу данных

  • Ошибкам при передаче информации

  • Потере времени

Ошибка 5. Отсутствие поэтапного плана
Без четкого плана:

  • Процесс затягивается

  • Возникают непредвиденные расходы

  • Результат не соответствует ожиданиям

Мягкая автоматизация: альтернативный подход

Традиционная автоматизация часто напоминает попытку заменить велосипед на автомобиль, когда нужно просто улучшить педали. Мягкая автоматизация фокусируется на конкретных задачах без перестройки всех процессов.

5 принципов мягкой автоматизации:

  1. Точечное решение конкретных проблем

  2. Минимальное вмешательство в существующие процессы

  3. Простая интеграция с текущими инструментами

  4. Быстрое внедрение (дни, а не месяцы)

  5. Постепенное расширение функционала

Пример из практики:
Компания получала 50+ коммерческих предложений ежедневно по email. Вместо внедрения сложной CRM:

  1. Создали форму на сайте с обязательными полями

  2. Настроили автоматическую отправку в Telegram-бот

  3. Добавили простую систему тегов для сортировки

Результат:

  • Время обработки сократилось на 40%

  • Количество ошибок уменьшилось в 3 раза

  • Внедрение заняло 3 дня вместо 3 месяцев

Как внедрять мягкую автоматизацию:

  1. Выявите самый болезненный процесс

  2. Определите минимальный необходимый функционал

  3. Выберите инструмент с низким порогом входа

  4. Протестируйте на небольшой группе пользователей

  5. Постепенно расширяйте функционал

Преимущества подхода:

  • Низкие начальные затраты

  • Минимальные риски

  • Быстрая окупаемость

  • Гибкость изменений

Команда low-code платформы Botman.one обеспечит вам именно мягкую атоматизацию, без глобальной перестройки ваших процессов и ПО.