Практически каждая современная организация, индивидуальный предприниматель или владелец сайта обрабатывает персональные данные. Это происходит при заполнении формы обратной связи, регистрации пользователей, оформлении заказов, трудоустройстве сотрудников, использовании CRM-систем или ведении клиентской базы.
При этом обработка персональных данных регулируется Федеральным законом №152-ФЗ «О персональных данных». Несоблюдение требований закона может привести к проверкам Роскомнадзора, административным штрафам и предписаниям об устранении нарушений. За последние годы законодательство значительно ужесточилось, а размеры штрафов существенно выросли.
Чтобы помочь организациям разобраться, какие документы необходимо подготовить именно в их ситуации, создан сервис «Персональные данные» проекта Riskover. Он разработан на платформе Botman.one и позволяет автоматически определить необходимый комплект документов в интерактивном режиме.
Почему соблюдение 152-ФЗ важно для любого бизнеса
Многие предприниматели ошибочно считают, что требования закона распространяются только на крупные компании. На практике оператором персональных данных становится практически любой бизнес, который собирает информацию о физических лицах.
Например, если организация:
- принимает заявки через сайт;
- хранит контакты клиентов;
- оформляет сотрудников;
- использует интернет-магазин;
- ведет базу покупателей;
- применяет CRM или сервис рассылок,
она уже осуществляет обработку персональных данных и обязана соблюдать требования Федерального закона №152-ФЗ.
Какие документы должны быть у оператора персональных данных
Состав документов зависит от особенностей деятельности организации, однако чаще всего необходимы:
- Политика обработки персональных данных;
- локальное положение об обработке персональных данных;
- приказ о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных;
- формы согласия на обработку персональных данных;
- перечень обрабатываемых персональных данных;
- перечень лиц, имеющих доступ к персональным данным;
- документы по внутреннему контролю соблюдения требований законодательства;
- документы по уничтожению персональных данных;
- документы по обеспечению безопасности персональных данных;
- договоры поручения обработки персональных данных с подрядчиками (при необходимости);
- уведомление в Роскомнадзор о начале обработки персональных данных, если оно требуется законодательством.
Не каждой организации нужен абсолютно одинаковый пакет документов. Именно поэтому использование универсальных шаблонов часто приводит к ошибкам.
Что проверяет Роскомнадзор
Во время проверки Роскомнадзор оценивает не только наличие документов, но и соответствие фактической обработки персональных данных требованиям законодательства.
Инспекторы могут проверить:
- опубликована ли Политика обработки персональных данных;
- имеются ли локальные нормативные акты;
- назначено ли ответственное лицо;
- получаются ли необходимые согласия субъектов персональных данных;
- соответствует ли обработка заявленным целям;
- обеспечены ли меры защиты персональных данных;
- своевременно ли уничтожаются персональные данные;
- направлено ли уведомление в Роскомнадзор, если это требуется;
- соблюдаются ли права субъектов персональных данных.
Если документы отсутствуют либо оформлены неправильно, организация может получить предписание об устранении нарушений и быть привлечена к административной ответственности.
Достаточно ввести ИНН компании/ИП и Рисковер автоматически заполняет сразу десятки форм документов, необходимых оператору персональных данных, названием компании / ИП и другими данными из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, что сильно ускоряет подготовку документов и устраняет необходимость ручного заполнения.
Какие риски возникают при нарушении требований 152-ФЗ
Ответственность за нарушения предусмотрена статьей 13.11 КоАП РФ. В зависимости от характера нарушения предусмотрены различные составы административных правонарушений.
Наиболее распространенные нарушения:
- обработка персональных данных без законных оснований;
- отсутствие согласия субъекта персональных данных;
- отсутствие обязательной Политики обработки персональных данных;
- отсутствие обязательных внутренних документов;
- непредставление уведомления в Роскомнадзор;
- нарушение требований к защите персональных данных;
- несоблюдение сроков хранения и уничтожения персональных данных;
- нарушения при трансграничной передаче данных;
- несвоевременное уведомление Роскомнадзора об инцидентах и утечках персональных данных.
Размер административных штрафов зависит от конкретного нарушения. Для юридических лиц санкции могут достигать сотен тысяч рублей, а по отдельным составам, связанным с повторными нарушениями или незаконной обработкой персональных данных, - нескольких миллионов рублей. Поэтому профилактика нарушений значительно дешевле, чем устранение последствий проверки.
Как помогает сервис Riskover
Сервис «Персональные данные» представляет собой интерактивную экспертную систему.
Пользователь отвечает на последовательность простых вопросов о своей организации:
- какие персональные данные обрабатываются;
- кто является субъектами персональных данных;
- используются ли информационные системы;
- осуществляется ли передача данных третьим лицам;
- требуется ли уведомление Роскомнадзора;
- какие особенности имеет деятельность организации.
На основании ответов сервис определяет, какие документы действительно необходимы именно в данной ситуации.
Такой подход позволяет избежать подготовки лишних документов и одновременно не пропустить обязательные.
Преимущества сервиса
Использование сервиса позволяет:
- определить необходимый комплект документов всего за несколько минут;
- снизить риск нарушений законодательства;
- сократить время подготовки локальной документации;
- избежать ошибок, возникающих при использовании универсальных шаблонов;
- получить рекомендации в понятной форме без глубокого изучения законодательства;
- подготовиться к возможной проверке Роскомнадзора.
Обратите внимание! Документы после их генерации могут требовать дополнительного редактирования применительно к тому, как собираются и обрабатываются персональные данные именно в вашей компании/вашим ИП.
Разработано на платформе Botman.one
Сервис создан на платформе Botman.one - российской Low-Code платформе для разработки экспертных систем, генераторов документов, юридических помощников и систем автоматизации бизнес-процессов.
Платформа позволяет создавать сложные алгоритмы принятия решений без программирования, автоматизировать юридические консультации, подготовку документов и внутренние процессы организаций. При работе с персональными данными возможен выбор архитектуры развертывания, соответствующей требованиям российского законодательства.
Где найти сервис
Открыть сервис можно двумя способами:
- перейти по прямой ссылке: https://riskover.ru/advice/personalDataDocs/question;
- либо ввести в поисковой системе запрос «Рисковер персональные данные».
Сервис поможет определить, какие документы необходимы именно вашей организации, и существенно упростит подготовку к соблюдению требований Федерального закона №152-ФЗ. Он особенно полезен компаниям, которые хотят минимизировать юридические риски, сократить время подготовки документов и быть готовыми к проверкам Роскомнадзора.
Также с помощью платформы Botman.one вы можете делать аналогичные сервисы самостоятельно или заказать нам создание любой автоматизации по вашшему описанию.
Команда платформы Botman.one предлагает вам консалтинг и автоматизацию: анализ процессов + автоматизация с помощью платформы и доступных на ней нейросетей.
Мы можем сами сделать автоматизацию под заказ или вы можете самостоятельно атоматизировать процессы на платформе.
Тут можно попробовать: ссылка.
Проходите бесплатный курс по автоматизации: ссылка
Заходите в Телеграм-группу, где мы обсуждаем технологии: ссылка
Смотрите наши обучающие видео: ссылка
Заглядывайте в нашу базу знаний Legaltech: ссылка