Сначала давайте разберемся для чего компании нужна корпоративная база знаний.
Практически каждая компания сталкивается с необходимостью создания базы знаний.
За период существования компании ее сотрудники создают документы, методологии работы, описания бизнес-процессов, ноу-хау и иные информационные материалы, но ориентироваться в этом массиве информации бывает довольно сложно. Кроме того, в компанию приходят новые сотрудники, которым нужно быстрой войти в курс дела, а времени на их обучение, как правило, ограничено.
И тут на помощь приходят корпоративные базы знаний.
Такая база знаний поможет сохранить и систематизировать созданные сотрудниками компании информационные материалы, быстро обучать новых сотрудников, уменьшить количество ошибок в работе, ускорить бизнес-процессы компании и быстро вносить в них изменения.
Например, давайте посмотрим какую пользу корпоративная база знаний может принести банку.
В банке есть большой массив документов: внутренние нормативные документы (политики, положения, регламенты, инструкции), типовые формы (приказы, служебные записки, договоры, доверенности).
Когда новый сотрудник устраивается на работу в банк, то он под роспись должен ознакомиться с большим количеством внутренних нормативных документов, регулирующих работу банка, а также со своей должностной инструкцией. Как правило, это формальная процедура, поскольку на то, чтобы вникнуть во все эти документы нужно много времени, а сотруднику нужно быстрее приступить к работе.
Кроме того, часто бизнес-процессы вообще ничем не регулируются, кроме сложившейся годами практики работы. Получается, что сотрудник изучает бизнес-процессы и внутренние нормативные документы банка прямо во время своей работы, что может привести к ошибкам или замедлению бизнес-процессов.
Бывает и так, что внутренние нормативные документы устарели, так как практика работы в банке или законодательство поменялись, а внутренние нормативные документы своевременно не изменили.
Разные филиалы и отделения одинаковые вопросы решают по-разному - в силу знаний и навыков, которые есть у каждого конкретного работника отделения или филиала.
А если сотрудник, знающий как действовать в той или иной ситуации, заболел или уволился? Как быть замещающим его работникам?
Все эти проблемы можно решить с помощью корпоративной базы знаний.
База знаний может включать:
- структурированную по тематикам библиотеку локальных нормативных актов,
- конструктор документов, помогающий сформировать тот или иной документ на основе имеющихся шаблонов,
- экспертные системы, помогающие сотрудникам в сложных ситуациях и заменяющие долгое изучение внутренних нормативных документов,
- системы BPM (business process management), ведущие сотрудника по бизнес-процессу аналогично автомобильному навигатору.
С помощью визуального конструктора Botman.one системы мэнеджмента знаний и экспертные системы могут создавать работники компании, не владеющие навыками программирования, передавая таким образом свои знания и опт другим сотрудникам.
Любую информацию, экспертные системы и иные сделанные в конструкторе сервисы можно группировать по тематикам, что делает навигацию по базе знаний легкой и интуитивно понятной.
Интерфейс базы знаний элементарен и размещается в виде виджета на корпоративном портале.
Есть возможность и подключения базы знаний к мессенджерам.
Также имеется возможность интеграции созданной базы знаний через API с любыми внутренними системами, которые использует компания.
При любых изменениях в бизнес-процессе достаточно будет поменять алгоритм экспертной системы или файл внутри базы знаний, чтобы все сотрудники, включая филиалы и иные подразделения, начали работать в соответствии с внесенными изменениями.
Ранее многие компании использвали Confluence от Atlassian для ведения корпоративной базы знаний. Но сейчас данный продукт больше не будет поддерживаться на территории России. Поэтому, можно рассмотреть возможность его замены.